Von der One-Man-Show zur Abteilung: Die EDV gewährleistet Vernetzung und Kommunikation
Als Norman Wolf 2006 seine Stelle als Administrator bei der RWS Gebäudeservice GmbH antrat, war er als Einzelkämpfer in der EDV für zwei Server zuständig. Mittlerweile, im Jubiläumsjahr 2022, ist er als Sachgebietsleiter für eine Abteilung mit zwei Mitarbeitern verantwortlich und betreut 40 Server, die in einem Rechenzentrum untergebracht sind. In den über 15 Jahren sind die Aufgaben, aber auch die Leistungsfähigkeit der EDV-Abteilung enorm gewachsen.
Während die Dienstleistungen der RWS Gebäudeservice GmbH in der analogen Welt stattfinden, erleichtert im Hintergrund die EDV die Arbeit in vielerlei Hinsicht ungemein. Zum Beispiel in der Lohnbuchhaltung, denn „die Mitarbeiter, die die Gebäude reinigen, müssen ja auch bezahlt werden“, so Norman Wolf.
Als er 2006 anfing, wurde die Arbeitszeit der Mitarbeiter noch handschriftlich auf Papier erfasst. Doch diese Methode stieß bald auf ihre Grenzen, und man nutzte elektronische Stundenzettel in Form von Excel-Mappen. Um 2018 wurde gemeinsam mit einem Entwickler eine Software-Lösung geschaffen, so dass die Arbeitszeit nun mobil am Laptop erfasst wird und sofort im System vorliegt. Ähnlich ist es unter anderem im Vertrieb. Die Kalkulation, die Erstellung und die Übermittlung von Angeboten an Interessenten wurden entscheidend vereinfacht.
Die elektronische Kommunikation ist ebenfalls nicht mehr wegzudenken. Zu der Handvoll E-Mail-Konten im Jahr 2006 kamen über die Jahre immer mehr dazu, so dass auf einem eigenen Mailserver inzwischen über 200 Postfächer zur Verfügung stehen. Sie gewährleisten die unkomplizierte Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit den Kunden. Ein anderes Beispiel: Mobiltelefone sind unverzichtbar für die Gebietsleiter und Niederlassungsleiter, die häufig unterwegs in Kundenobjekten sind. „2006 waren nur vereinzelt Mobiltelefone vorhanden“, erinnert sich Norman Wolf. Heute erleichtern über 100 Smartphones die schnelle Dokumentation und Übermittlung von Informationen.
Die EDV-Abteilung spielt dabei eine unverzichtbare Rolle für die reibungslosen Abläufe im Unternehmen, behält das Funktionieren der Systeme und der Hardware im Auge, recherchiert die optimale Lösung für jeden Anwendungsbereich, entwickelt und optimiert die Software. „Wenn die Server der Motor eines Autos sind und das Netzwerk das Getriebe, dann ist die EDV das Motoröl, das alles am Laufen hält“, bringt Norman Wolf die Arbeit seiner Abteilung auf den Punkt.
Wirklich gestört werden können die Abläufe nur durch einen Umstand, der das System in seiner Gesamtheit lahmlegt, beispielsweise eine Großstörung im Rechenzentrum, das die Server beherbergt. „So etwas darf nicht länger als wenige Stunden dauern“, erklärt der Abteilungsleiter. Zum Glück sind alle Systeme redundant angelegt, zudem werden die wichtigsten Kernsysteme täglich gespiegelt, um keinen Datenverlust zu erleiden.
Die eine oder andere Schrecksekunde hat Norman Wolf in seinen über 15 Dienstjahren dennoch schon erlebt. Zum Beispiel, als ihn eines Morgens – natürlich am Wochenende – zu Hause eine automatische Mail erreichte. Der damals noch in einem klimatisierten Raum der RWS Gebäudeservice untergebrachte Server warnte, dass er sich wegen Überhitzung abschalten würde. Als Wolf in der Firma eintraf, betrug die Gehäusetemperatur der Geräte im Serverraum schon 70 Grad Celsius – viel zu viel für die empfindliche Technik. „Da hilft nur noch lüften und kühlen. Wir haben erst einmal alle Türen aufgerissen“, erzählt er.
Und die wohl größte Überraschung erlebte er, als eines Morgens derselbe Serverraum voller Würste hing. Angehörige des Unternehmens waren zu Gast bei einem Schlachtfest gewesen und hatten den Serverraum genutzt, um die Schlachtwaren vorübergehend kühl zu lagern …
Die EDV-Abteilung der RWS Gebäudeservice GmbH. Hier auf dem Bild zu sehen: Martin Kühnel und Norman Wolf (v.l.n.r.).
Derzeit beschäftigt die Digitalisierung Norman Wolf und seine beiden Mitarbeiter Martin Kühnel und Bastian Müller. Das elektronische Versenden und Empfangen von Rechnungen und die Einrichtung von Multifunktionsdruckern in jeder Niederlassung, um Papier zu vermeiden, wurden schon umgesetzt. Nun steht die digitale Personalakte an, bei deren Einführung die EDV-Abteilung die Lohnbuchhaltung und zwei externe Softwareanbieter unterstützt. Das Ziel: Die Unterlagen von über 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern müssen datenschutzkonform und revisionssicher aufbewahrt werden.
So macht die verhältnismäßig kleine, aber tatkräftige EDV-Abteilung die RWS Gebäudeservice GmbH fit für die nächsten dreißig Jahre.